Jakarta — Dokumen merupakan bagian penting dari kegiatan perusahaan, mulai dari kontrak, laporan keuangan, kebijakan internal, SOP, dokumen legal, hingga arsip operasional. Seiring perkembangan bisnis, jumlah dokumen pun terus bertambah.
Ketika jumlah dokumen masih terbatas, penyimpanan secara fisik atau melalui folder digital mungkin masih mudah dikelola. Berbeda halnya ketika perusahaan memiliki banyak departemen, cabang, dan proses kerja yang saling terhubung.
Cara lama tentu dapat menimbulkan masalah. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan digitalisasi dokumen. Selain itu, pastikan pula bahwa dokumen digital sudah disimpan dan dikelola secara terpusat.
Mengapa Digitalisasi Dokumen Menjadi Kebutuhan Perusahaan?
Saat ini, perubahan cara kerja yang terjadi membuat kebutuhan terhadap dokumen digital semakin besar. Terlebih saat perusahaan memiliki banyak cabang dan proses bisnis melibatkan lebih banyak pihak. Karyawan bisa bekerja dari beberapa lokasi yang beda.
Jika mengalami kondisi serupa, ketergantungan pada dokumen fisik bisa memperlambat pekerjaan. Karyawan harus mencari arsip dahulu, meminta dokumen dari departemen lain, atau menunggu file dikirim melalui email.
Upaya digitalisasi dokumen akan mampu mengurangi hambatan-hambatan tersebut. Hanya saja, manfaatnya akan terasa lebih optimal jika pengelolaan dokumen berjalan secara terstruktur.
Digitalisasi Dokumen Bukan Sekadar Scanning
Digitalisasi dokumen sebenarnya tidak hanya berarti mengubah dokumen fisik menjadi file melalui scanning saja. Proses ini juga mencakup bagaimana dokumen disimpan, dicari, diakses, diperbarui, dan dikelola secara aman serta terkontrol.
Setelah berubah menjadi file digital, perusahaan tetap perlu memastikan beberapa hal. Menentukan klasifikasi dokumen, pihak yang memiliki akses, cara mengelola versi, serta bagaimana aktivitas terhadap dokumen dapat ditelusuri.
Jika tidak ada pengelolaan yang tepat, ribuan file digital tentu bisa menimbulkan masalah yang serupa dengan arsip fisik. Misalnya saja masalah sulitnya menemukan file, banyak versi bermunculan, atau lokasi penyimpanan yang tidak jelas.
4 Masalah yang Muncul dalam Pengelolaan Dokumen secara Manual
Terdapat beberapa masalah yang sering kali muncul saat pengelolaan dokumen masih berjalan secara manual. Mulai dari sulitnya menemukan dokumen sampai dengan kontrol akses terhadap dokumen yang cenderung terbatas.
1. Sulitnya Menemukan Dokumen secara Cepat
File yang tersebar di berbagai folder, komputer, email, atau lokasi fisik tentu membutuhkan waktu lebih lama untuk ditelusuri. Karyawan harus membuang banyak waktunya hanya untuk mencari dokumen saja.
2. Tingkat Kehilangan dan Kerusakan yang Tinggi
Pengelolaan dokumen secara manual pada dokumen fisik dan file digital sama-sama berisiko. Dokumen fisik dapat rusak atau hilang, sedangkan file yang hanya tersimpan di perangkat tertentu berisiko sulit diakses ketika perangkat mengalami masalah.
3. Munculnya Berbagai Versi Dokumen
File yang terkirim melalui email dan diedit oleh beberapa orang sering kali menghasilkan beberapa versi. Tentu dengan isi berbeda-beda. Karyawan perlu memastikan sendiri file mana yang paling baru ketika ingin menggunakannya.
4. Kontrol Akses yang Terbatas
Pada prinsipnya, dokumen legal, keuangan, SDM, dan dokumen strategis membutuhkan pengaturan akses berdasarkan kewenangan. Hal ini cenderung sulit untuk dilakukan jika masih mengandalkan sistem pengelolaan manual.
Mengapa Sistem Digital Terpusat Sangatlah Dibutuhkan?
Sistem digital terpusat bisa membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada penyimpanan dokumen yang tersebar. Nantinya, dokumen akan tersimpan dalam satu repository dengan struktur dan aturan akses yang jelas.
Pengelolaan terpusat ini juga membantu menjaga konsistensi versi dokumen dan mengurangi risiko penggunaan file yang sudah tidak berlaku. Selain itu, fitur seperti workflow persetujuan dan audit trail turut mendukung proses review serta pencatatan aktivitas dokumen.
Peran Document Management System dalam Digitalisasi Dokumen
Untuk perusahaan dengan volume dan kompleksitas dokumen yang tinggi, gunakan Document Management System (DMS) agar pengelolaan dokumen berjalan lebih terstruktur. Sepanjang proses bisnis penggunaan dokumen akan lebih terkendali.
Mulai dari penyimpanan, pencarian, pengaturan akses, version control, workflow, hingga audit trail. Oleh sebab itu, pertimbangkan penggunaan DMS agar sistem dokumentasi yang berjalan di perusahaan lebih terpusat, aman, dan terkendali.
Solusi DMS dari Softbless
Saat ini, Softbless sudah menyediakan sistem manajemen dokumen yang membantu perusahaan mengatur akses dokumen sesuai kebutuhan divisi maupun jabatan. Penggunaan Document Management System (DMS) dari Softbless akan membantu mengintegrasikan pengelolaan dokumen dalam satu platform terpusat.
Cukup berbeda dari sebagian layanan berbasis langganan, Softbless menawarkan model on-premise perpetual. Artinya, perusahaan bisa mengelola infrastruktur dan data miliknya secara mandiri. Sangat ideal bagi perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih besar.
Kapan Perusahaan Perlu Mempertimbangkan Penggunaan DMS?
Sejatinya, DMS akan relevan bagi perusahaan yang memiliki beberapa karakteristik berikut. Contohnya di sektor perbankan, asuransi, manufaktur, pertambangan, perkebunan, energi, farmasi, dan kesehatan yang memiliki tuntutan dokumentasi serta audit tinggi.
Memiliki volume dokumen besar.
Punya banyak pengguna.
Terdapat beberapa lokasi operasional.
Sering kali membutuhkan proses persetujuan yang melibatkan berbagai pihak.
Digitalisasi Dokumen sebagai Bagian dari Transformasi Digital
Pada dasarnya, digitalisasi dokumen bukan sekadar proyek untuk mengurangi penggunaan kertas. Perubahan yang lebih penting adalah membangun cara kerja yang membuat penemuan, penggunaan, dan pengendalian dokumen berjalan lebih mudah.
Pengelolaan dokumen terpusat akan perusahaan menciptakan proses kerja yang lebih teratur dan efisien. Keberhasilan digitalisasi tidak hanya diukur dari jumlah dokumen yang dipindai, tetapi juga dari pengelolaannya setelah menjadi digital.
